Внутрішня трудова документація

Ведення трудової документації є обов’язковим для кожного роботодавця. Прийняття на роботу та надання відпустки, облік робочого часу і обов’язки працівника, направлення у відрядження та звільнення з роботи, а також інші питання, які виникають в межах трудових правовідносин, відображаються у внутрішній трудовій документації.

Відсутність обов’язкових документів, які регулюють трудові правовідносини, є порушенням законодавства про працю, що тягне за собою накладення штрафу на компанію у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне допущене порушення. Серед обов’язкових кадрових документів компанії:

  1. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються на основі типових правил. Вони відображають особливості роботи в компанії і включають, зокрема, положення про:
  • порядок прийняття і звільнення з роботи;
  • основні обов’язки працівників;
  • основні обов’язки роботодавця;
  • робочий час і його використання;
  • заохочення за успіхи в роботі;
  • відповідальність за порушення трудової дисципліни.
  1. Штатний розпис. Штатний склад працівників, їх чисельність, найменування посад, оклади для кожної посади визначає штатний розпис. На даний час у законодавстві відсутня затверджена форма штатного розпису для приватних компаній.
  2. Особові картки працівників за формою П-2. Записи в особовій картці працівника проводяться на підставі поданих ним документів та підтверджуються його підписом.
  3. Трудові договори. Укладення у встановленому порядку трудового договору є обов’язковим. Як правило, він має бути безстроковим. Оформлення строкового трудового договору можливе лише у визначених законом випадках.
  4. Накази з кадрових питань. Кадрові накази видаються на підставі особистих (заяви працівників) та службових документів (довідки, доповідні записки, подання).
  5. Табель обліку робочого часу. За допомогою табеля здійснюється облік робочого часу працівників з метою контролю за режимом роботи, а також нарахування заробітної плати.
  6. Графік відпусток. Компанія може самостійно визначити порядок складання графіка відпусток та розробити його форму. Для уникнення порушення трудового законодавства до графіка варто вносити відпустки, які не використані у попередні роки.
  7. Положення про охорону праці, інструкції з охорони праці, техніки безпеки. Текст цих документів має бути стислим, зрозумілим, не допускати різного тлумачення та може доповнюватись малюнками і схемами.
  8. Згода на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних. На виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» роботодавець має отримати згоду працівника на обробку його даних, які є конфіденційною інформацією.

Цей перелік обов’язкової для ведення у компанії внутрішньої трудової документації не є вичерпним. Необхідні внутрішні трудові документи залежать від кількості працівників, виду компанії, особливостей її діяльності.

Неналежне ведення внутрішньої трудової документації є порушенням законодавства про працю та тягне за собою притягнення до відповідальності як компанії, так і її посадових осіб.

+38 097 215 66 70