Внутренняя трудовая документация

Ведение трудовой документации является обязательным для каждого работодателя. Прием на работу и предоставление отпуска, учет рабочего времени и обязанности сотрудника, направление в командировку и увольнение с работы, а также другие вопросы, возникающие в рамках трудовых правоотношений, отражаются во внутренней трудовой документации.

Отсутствие обязательных документов, регулирующих трудовые правоотношения, является нарушением законодательства о труде, что влечет за собой наложение штрафа на компанию в размере минимальной заработной платы за каждое допущенное нарушение. Среди обязательных кадровых документов компании:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются исходя из типовых правил. Они отражают особенности работы в компании и включают, в частности, положения о:
  • порядке приема и увольнения с работы;
  • основных обязанностях сотрудника;
  • основных обязанностях работодателя;
  • рабочем времени и его использовании;
  • поощрении за успехи в работе;
  • ответственности за нарушение трудовой дисциплины.
  1. Штатное расписание. Штатный состав сотрудников, их численность, наименование должностей, оклады для каждой должности определяет штатное расписание. В настоящее время в законодательстве отсутствует утвержденная форма штатного расписания для частных компаний.
  2. Личные карточки работников по форме П-2. Записи в личной карточке работника производятся на основании представленных им документов и подтверждаются его подписью.
  3. Трудовые договоры. Заключение в установленном порядке трудового договора является обязательным. Как правило, он должен быть бессрочным. Оформление срочного трудового договора возможно только в определенных законом случаях.
  4. Приказы по кадровым вопросам. Кадровые приказы издаются на основании личных (заявления сотрудников) и служебных документов (справки, докладные записки, представления).
  5. Табель учета рабочего времени. С помощью табеля осуществляется учет рабочего времени сотрудников с целью контроля за режимом работы, а также начисления заработной платы.
  6. График отпусков. Компания может самостоятельно определить порядок составления графика отпусков и разработать его форму. Во избежание нарушения трудового законодательства в график следует вносить отпуска, не использованные в предыдущие годы.
  7. Положение об охране труда, инструкции по охране труда, технике безопасности. Текст этих документов должен быть кратким, понятным, не допускать разного толкования и может дополняться рисунками и схемами.
  8. Согласие на обработку персональных данных и обязательства о неразглашении персональных данных. Во исполнение требований Закона Украины «О защите персональных данных» работодатель должен получить согласие сотрудника на обработку его данных, являющихся конфиденциальной информацией.

Этот перечень обязательной для ведения в компании внутренней трудовой документации не является исчерпывающим. Необходимые внутренние трудовые документы зависят от количества сотрудников, вида компании, особенностей ее деятельности.

Ненадлежащее ведение внутренней трудовой документации является нарушением законодательства о труде и может стать причиной привлечения к ответственности как компании, так и ее должностных лиц.

+38 097 215 66 70