Ведення трудової документації є обов’язковим для кожного роботодавця. Прийняття на роботу та надання відпустки, облік робочого часу і обов’язки працівника, направлення у відрядження та звільнення з роботи, а також інші питання, які виникають в межах трудових правовідносин, відображаються у внутрішній трудовій документації.
Відсутність обов’язкових документів, які регулюють трудові правовідносини, є порушенням законодавства про працю, що тягне за собою накладення штрафу на компанію у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне допущене порушення. Серед обов’язкових кадрових документів компанії:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються на основі типових правил. Вони відображають особливості роботи в компанії і включають, зокрема, положення про:
- порядок прийняття і звільнення з роботи;
- основні обов’язки працівників;
- основні обов’язки роботодавця;
- робочий час і його використання;
- заохочення за успіхи в роботі;
- відповідальність за порушення трудової дисципліни.
- Штатний розпис. Штатний склад працівників, їх чисельність, найменування посад, оклади для кожної посади визначає штатний розпис. На даний час у законодавстві відсутня затверджена форма штатного розпису для приватних компаній.
- Особові картки працівників за формою П-2. Записи в особовій картці працівника проводяться на підставі поданих ним документів та підтверджуються його підписом.
- Трудові договори. Укладення у встановленому порядку трудового договору є обов’язковим. Як правило, він має бути безстроковим. Оформлення строкового трудового договору можливе лише у визначених законом випадках.
- Накази з кадрових питань. Кадрові накази видаються на підставі особистих (заяви працівників) та службових документів (довідки, доповідні записки, подання).
- Табель обліку робочого часу. За допомогою табеля здійснюється облік робочого часу працівників з метою контролю за режимом роботи, а також нарахування заробітної плати.
- Графік відпусток. Компанія може самостійно визначити порядок складання графіка відпусток та розробити його форму. Для уникнення порушення трудового законодавства до графіка варто вносити відпустки, які не використані у попередні роки.
- Положення про охорону праці, інструкції з охорони праці, техніки безпеки. Текст цих документів має бути стислим, зрозумілим, не допускати різного тлумачення та може доповнюватись малюнками і схемами.
- Згода на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних. На виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» роботодавець має отримати згоду працівника на обробку його даних, які є конфіденційною інформацією.
Цей перелік обов’язкової для ведення у компанії внутрішньої трудової документації не є вичерпним. Необхідні внутрішні трудові документи залежать від кількості працівників, виду компанії, особливостей її діяльності.
Неналежне ведення внутрішньої трудової документації є порушенням законодавства про працю та тягне за собою притягнення до відповідальності як компанії, так і її посадових осіб.