Від конфліктів чи відносин з державними органами ніхто не застрахований. Навіть якщо вашому бізнесу пощастить, і ви не станете стороною конфлікту з органами влади, вам так чи інакше доведеться зіштовхуватись з представниками державних органів під час перевірок, надання звітності та ін. У зв’язку з цим, кожному власнику бізнесу необхідно виділяти час на навчання співробітників тому, як правильно взаємодіяти з органами влади.
Попередня підготовка
Виходячи з досвіду команди ВігоЛекс, найбільш часто взаємодія персоналу з представниками органів влади відбувається при перевірці компанії. До такої перевірки необхідно заздалегідь підготувати внутрішні правила чи інструкції дій для співробітників. Такі політики чи інструкції можуть передбачати:
- правило «чистого столу»;
- порядок зберігання та поводження з документами та іншими носіями інформації на період перевірки;
- правила спілкування з представниками органів влади та ін.
Крім того, варто встановити в офісі систему відеоспостереження та безпеки таким чином, щоб вся площа офісу компанії була під наглядом та будь-які сліпі зони були відсутні. Також ВігоЛекс рекомендує директору та тімлідам компанії тримати під рукою папку з витягами з законів та підзаконних нормативно-правових актів, які стосуються обов’язків перевіряючого, прав компанії як об’єкта перевірки та порядку проведення перевірки.
Для співробітників компанії рекомендується проводити тренінги та пояснювти, як діяти в тих чи інших ситуаціях і що категорично не можна робити під час перевірки компанії
Співробітники повинні бути підготовленими до перевірки для того, щоб не сказати нічого зайвого. Вони повинні знати, що мають право не відповідати на запитання інспектора, а також пам’ятати ст. 63 Конституції України, що особа не повинна нести відповідальність за відмову давати свідчення або пояснення проти себе, членів сім’ї, близьких родичів, коло яких визначається спеціальним законом.
Що робити, якщо прийшов інспектор
З моменту приходу інспектора всі співробітники поділяються на два типи: ті, хто супроводжують інспектора – юристи, тімліди та ін., та всі інші. Команда ВігоЛекс радить навчити персонал компанії діяти в разі перевірки наступним чином:
Правило № 1: чисте робоче місце. Якщо працівник отримав повідомлення про те, що в компанії перевірка, він повинен негайно очистити робочий стіл від документів, записів, схем та ін. та покласти до сейфу (за наявності) або до спеціально відведених місць, які визначаються внутрішніми документами компанії.
Правило № 2: менше розмов. Кожен працівник повинен знати про те, що він має право не відповідати на запитання інспектора, а також знати, де передбачене таке право. ВігоЛекс рекомендує підготувати коротку довідку для кожного співробітника на випадок перевірки, у якій має бути вказана найбільш важлива інформація стосовно дій співробітника під час перевірки.
Правило № 3: захист техніки. У випадках, передбачених законом, та за наявності відповідних документів, перевіряючі мають право вилучати будь-яку техніку чи її елементи, але тільки за участі спеціаліста та зі складанням протоколу. Якщо у співробітника намагаються «просто» забрати системний блок, флешки, телефони та ін. – він повинен не віддавати їх та повідомити про це юриста чи керівництва.
Правило №4: ніяких підписів. Необхідно донести до працівників, що вони не повинні підписувати будь-які документи, які їм надає інспектор, без юриста чи керівництва. Працівник не повинен робити цього, навіть якщо інспектор наполягає або, можливо, погрожує працівнику.
Такий нескладний алгоритм дій співробітників компанії допомагає значно знизити ризики надання інспектору зайвих документів чи відомостей про компанію.
Команда ВігоЛекс радить всім власникам бізнесу приділяти велику увагу захисту свого бізнесу, а в разі необхідності – звертатись за допомогою до професіоналів.