От конфликтов или взаимоотношений с государственными органами никто не застрахован. Даже если вашему бизнесу повезет, и вы не станете стороной конфликта с органом власти, вам так или иначе придется сталкиваться с представителями госорганов во время проверок, подачи отчетности и т.д. В связи с этим, каждому владельцу бизнеса необходимо уделять время на обучение сотрудников тому, как правильно взаимодействовать с органами власти.
Предварительная подготовка
Исходя из опыта команды ВигоЛекс, наиболее часто взаимодействие персонала и представителей органов власти происходит при проверке компании. К такой встрече необходимо заранее подготовить внутренние правила или инструкции действий для сотрудников. Такие политики и инструкции могут предусматривать:
- правило «чистого стола»;
- порядок обращения с и хранения документов и других носителей информации на время проверки;
- правила общения с представителями органов власти и т.д.
Кроме того, следует оборудовать в офисе систему видеонаблюдения и безопасности таким образом, чтобы вся площадь офиса компании была под наблюдением и любые слепые зоны были исключены.
Также ВигоЛекс рекомендует директору и тимлидам компании иметь под рукой папку с выдержками из законов и подзаконных нормативно-правовых актов, которые касаются обязанностей проверяющего, прав компании как объекта проверки и порядка проведения проверки.
Для сотрудников компании рекомендуется проводить тренинги и объяснять, как действовать в тех или иных ситуациях и что категорически нельзя делать при проверке компании
Сотрудники должны быть подготовлены к проверке для того, чтобы не сказать ничего лишнего. Они должны знать, что имеют право не отвечать на вопросы инспектора, а також помнить ст. 63 Конституции Украины, что лицо не должно нести ответственность за отказ давать показания или объяснения против себя, членов семьи, близких родственников, круг которых определяется специальным законом.
Что делать, если пришел инспектор
С момента прихода инспектора, все сотрудники делятся на два типа: те, кто сопровождают инспектора – юристы, тимлиды и т.д., и все остальные. Команда ВигоЛекс советует обучить персонал компании действовать в случае проверки следующим образом:
Правило №1: чистое рабочее место. Если работник получил уведомление о том, что в компании проверка, он должен немедленно очистить рабочий стол от документов, записей, схем и т.д. и положить их в сейф (при наличии) или в специально предусмотренные места, которые определяются внутренними документами компании.
Правило №2: меньше разговоров. Каждый работник должен знать о том, что он имеет право не отвечать на вопросы инспектора, а также знать, где предусмотрено такое право. ВигоЛекс рекомендует подготовить короткую справку для каждого сотрудника на случай проверки, в которой должна указываться наиболее важная информация касательно действий сотрудника во время проверки.
Правило №3: защите техники. В случаях, предусмотренных законом и при наличии соответствующих документов, проверяющие имеют право изымать любую технику или ее элементы, но только с участием специалиста и с составлением протокола. Если у сотрудника пытаются «просто» забрать системный блок, флешки, телефоны и т.д. – он должен не отдавать его и сообщить об этом юристу или начальству.
Правило №4: никаких подписей. Необходимо донести до работников то, что они не должны подписывать какие-либо документы, которые им предоставляет инспектор, без юриста или начальства. Работник не должен делать этого, даже если инспектор настаивает или, возможно, угрожает работнику.
Такой незатейливый алгоритм действий сотрудников компании помогает значительно снизить риски предоставления инспектору ненужных документов или ведомостей о компании.
Команда ВигоЛекс рекомендует всем собственникам бизнеса уделять большое внимание защите своего бизнеса, а в случае необходимости – обращаться за помощью к профессионалам.