Березень 2020 року став початком нового етапу у житті не лише України, але і всієї Європи та світу. Ще кілька тижнів тому слова «вірус» та «пандемія» були для нас лише словами, які  мало що значать та ніби нас і не стосуються. Наразі в Україні уведено карантин та прийнято низку тимчасових обмежувальних заходів, що радикально вплинули на життя усіх українців та змусили власників бізнесу пристосовуватися до нових реалій. 

VigoLex допоможе розібратися в юридичних аспектах цієї ситуації та порадить, як розробити конкретний план дій, який допоможе бізнесу пережити карантин та уникнути неочевидних проблем.

Отже, почнемо із нових юридичних реалій. З метою обмеження поширення коронавірусу COVID-19 Кабінет Міністрів України (КМУ) встановив карантин на території України та прийняв низку тимчасових заходів, серед яких:

• заборона проведення усіх масових заходів, у яких бере участь понад 10 осіб;
• припинення роботи закладів громадського харчування, торговельно-розважальних центрів, фітнес-центрів, закладів культури;
• заборона перевезення пасажирів залізничним транспортом в усіх видах внутрішніх сполучень та автомобільним транспортом у приміському, міжміському внутрішньообласному і міжобласному сполученні.

Окрім цього, Верховною Радою України (ВРУ) було прийнято Закони, спрямовані на обмеження поширення коронавірусу COVID-19 №530-IX від 17.03.2020 та підтримку бізнесу у період дії карантину №530-IX від 17.03.2020, якими передбачені, зокрема:

• відповідальність за порушення карантину (адміністративна та кримінальна);
• заборона проведення органами державного контролю планових перевірок компаній до 31 травня 2020 року;
• визнання карантину форс-мажором, тобто обставиною непереборної сили;
• можливість роботодавця доручити працівникові виконувати роботу дистанційно;
• зміна розрахування строку відпустки без збереження заробітної плати;
• звільнення громадян від відповідальності за договорами про споживчий кредит;
• скасування штрафних санкцій за порушення податкового законодавства, несплату чи несвоєчасну сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ), неподання (несвоєчасне подання) звітності про сплату ЄСВ;
• відтермінування подання податкових декларацій та щорічних декларацій для держслужбовців тощо.

Крім того, протягом останніх днів на найвищому рівні активно обговорюється питання запровадження надзвичайного стану в Україні, проте на момент написання даної статті це питання не вирішене.

Незважаючи на заходи керівництва країни, спрямовані на підтримку бізнесу в період карантину, економічні прогнози на найближче майбутнє залишаються невтішними. За заявою президента Торгово-промислової палати України (ТПП) Геннадія Чижикова вже майже 600-700 тисяч підприємств та установ сфери освіти, які дають роботу близько чотирьом мільйонам осіб, зупинили роботу через карантин. Вимушене припинення діяльності підприємств (особливо малих та залежних від щоденного клієнтопотоку) може мати суттєві негативні наслідки на економічне благополуччя країни.

Суворі часи потребують суворих заходів та швидкого реагування. Адаптуватися та пристосуватися до нових тимчасових реалій доводиться усім. У цій статті VigoLex пропонує конкретні кроки та заходи, що можуть допомогти пом’якшити удар від незапланованих та радикальних змін.

Отже, на що першочергово треба звернути увагу бізнесу та які кроки здійснити аби мінімізувати шкідливий вплив введених заходів?

1. Розібратися, що таке форс-мажор, чи вважається карантин форс-мажором та які його правові наслідки

Верховна Рада України спростила завдання підприємцям, прийняттям Закону №530-IX від 17.03.2020, яким було внесено зміни до ст. 14-1 Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні», шляхом доповнення переліку форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) карантином, встановлених Кабінетом Міністрів України.

У відповідності до Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» форс-мажорними обставинами (обставинами непереборної сили) є надзвичайні та невідворотні обставини, що об’єктивно унеможливлюють виконання зобов’язань, передбачених умовами договору (контракту, угоди тощо), обов’язків згідно із законодавчими та іншими нормативними актами. Особа, яка порушила зобов’язання, звільняється від відповідальності за порушення зобов’язання, якщо вона доведе, що це порушення сталося внаслідок випадку або непереборної сили.

Раніше ТПП України роз’яснювала, що не має повноважень у загальному порядку визнавати карантин та спалах коронавірусу форс-мажором та звільняти сторони від відповідальності за невиконання або неналежне виконання зобов’язань за  договором. Наразі, це питання вирішене, а тому першочерговим кроком є аналіз договорів з контрагентами, а саме наявних у них формулювань про форс-мажор – його визначення, умов, підстав, строків та порядку застосування, а найголовніше – його юридичних наслідків.

Варто зазначити, що відсутність у договорі положень щодо форс-мажору не позбавляє сторону права вимагати звільнення від відповідальності за невиконання зобов’язань за договором безпосередньо на підставі норм ст. 617 Цивільного (ЦК) та ст. 218 Господарського кодексу (ГК) України. Втім, формулювання у договорі теж мають значення, оскільки можуть регулювати терміни і спосіб повідомлення про форс-мажор, а також розширювати перелік обставин, що можуть бути визнані сторонами форс-мажором. 

Необхідно  розуміти, що факт введення карантину не звільняє сторону від виконання зобов’язання. У разі застосування форс-мажорної обставини, мова йде лише про звільнення від відповідальності за порушення зобов’язань (сплати штрафу, пені, відшкодування збитків тощо). Зобов’язання продовжує існувати але можна, наприклад, уникнути сплати штрафів за прострочення, а також розірвати договір, якщо обставини форс-мажору тривають надто довго.

Але є один дуже важливий нюанс! Між обставиною форс-мажор та неможливістю виконання зобов’язання за договором має бути встановлено причинно-наслідковий зв’язок. Наприклад, неможливість використання приміщення через уведення обмежувальних заходів тягне за собою неможливість своєчасної сплати орендної плати за фуд-корт власнику ТЦ у зв’язку із тимчасовим припиненням роботи.

Звільнення від відповідальності через форс-мажор не застосовується автоматично. У разі виникнення спору суди в переважній більшості випадків єдиним належним і допустимим доказом настання обставин непереборної сили визнають тільки сертифікат ТПП – довідку, що видається ТПП для засвідчення форс-мажорних  обставин (зокрема, це зазначено у Постанові ВГСУ від 12.07.2016 р. у справі №910/28476/15). Тому, необхідно звернутися до ТПП, надати відповідний пакет документів та отримати сертифікат ТПП про дію форс-мажорних обставин.

Після отримання сертифікату необхідно невідкладно повідомити контрагента про настання форс-мажорної обставини. Важливо дотримуватись строків, способу та форми повідомлення партнера про форс-мажор у відповідності до договору, оскільки порушення порядку повідомлення може унеможливити застосування положень про ді. Форс-мажору у разі виникнення спору у суді.

Слід також пам’ятати, що у відповідності до Регламенту засвідчення ТПП форс-мажорних обставин у будь-якому разі не будуть вважатися форс-мажорними обставинами фінансова та економічна криза, дефолт, зростання офіційного та комерційного курсів іноземної валюти до національної валюти, порушення своїх обов’язків контрагентом боржника, відсутність на ринку потрібних для виконання зобов’язання товарів, відсутність у боржника необхідних коштів тощо. Усе зазначене  входить в категорію звичайного ризику підприємця.

2. Проаналізувати інші положення договору

Серед іншого, варто з’ясувати, чи передбачають договори з контрагентами можливість  відстрочити виконання зобов’язань, зменшити/стягнути збитки, або розірвати договори. 

Крім того слід звернути уваги, чи передбачені договором наступні положення.

• Зміна або розірвання договору у зв’язку з істотною зміною обставин (hardship).

Йдеться про випадок, коли сторона об’єктивно може виконати зобов’язання, проте внаслідок зміни обставин таке виконання втрачає для неї сенс або кінцевий результат буде не тим, на який вона розраховувала на початку, а вкрай невигідним. Ця  ситуація широко відома у світовій практиці і отримала найменування hardship. Класичними прикладами такої ситуації є суттєва зміна курсу валюти договору (внаслідок чого його виконання стає надмірно дорогим) або стрімка інфляція (коли ціна, визначена у договорі, не покриває навіть витрати на його виконання).

Такі випадки часто намагаються розглядати як настання форс-мажорних обставин, проте необхідно враховувати нюанс: форс-мажор або непереборна сила роблять виконання зобов’язань неможливим в принципі, незалежно від тих зусиль і матеріальних витрат, які сторона понесла або могла б понести. Тут же мова йде про те, що сторона об’єктивно може виконати домовленість, однак, з огляду на зміни обставин таке виконання втрачає для неї будь-який сенс. 

У цьому разі виникає потреба адаптування умов договору до змінених суттєвим чином обставин. Слід зазначити, що українське законодавство прямо передбачає можливість внесення змін в договір або його розірвання в разі настання істотної зміни обставин, як за взаємною згодою сторін, так і судом у визначених законом випадках. 

Відповідно до ч.1ст. 652 ЦК України зміна обставин є істотною, якщо вони змінилися настільки, що, якби сторони могли це передбачити, вони не уклали б договір або уклали б його на інших умовах. У разі істотної зміни обставин, якими сторони керувалися при укладенні договору, договір може бути змінений або розірваний за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або не випливає із суті зобов’язання.

Юридичні висновки та висновки щодо істотної зміни обставин відповідно до законодавства України видає ТПП і це може бути підставою для внесення змін до договору. 

Якщо ж сторони не досягли згоди щодо приведення договору у відповідність з обставинами, які істотно змінились, або щодо його розірвання, договір може бути розірваний. Однак варто враховувати, що закон пов`язує можливість внесення змін до договору безпосередньо не з наявністю істотної зміни обставин, а з наявністю чотирьох умов, визначених ч. 2 ст. 652 ЦК України, а саме: 1) в момент укладення договору сторони виходили з того, що така зміна обставин не настане; 2) зміна обставин зумовлена причинами, які заінтересована сторона не могла усунути після їх виникнення при всій турботливості та обачності, які від неї вимагалися; 3) виконання договору порушило б співвідношення майнових інтересів сторін і позбавило б заінтересовану сторону того, на що вона розраховувала при укладенні договору; 4) із суті договору або звичаїв ділового обороту не випливає, що ризик зміни обставин несе заінтересована сторона. Даний висновок знайшов відображення у Постанові Касаційного господарського суду у складі Верховного Суду від 21.12.2019 року у справі № 910/5573/19. 

• Обмеження відповідальності (liquidated damages), компенсація збитків, стягнення неустойки (штрафу, пені). 

Можливість застосування обмеженої відповідальності більше стосується договорів, укладених за англо-американським правом, адже норми, що регулюють можливість сторін заздалегідь обмежити відповідальність, були виключені з ГК України. В національних правових системах країн, що входять до англосаксонської правової сім’ї, договірні санкції не допускаються, тому після визначення в контракті суми, якою обмежується відповідальність (граничний прогнозований розмір збитків), потерпіла сторона звільняється від обов’язку надавати докази розміру понесених збитків. Вважається, що у договорі вже заздалегідь визначений погоджений розмір збитків, що підлягають відшкодуванню.

Отже, варто проаналізувати, які контракти передбачають компенсацію збитків, стягнення неустойки, іншу відповідальність, та розставити пріоритети виконання зобов’язань залежно від  можливих ризиків.

• Вирішення спорів (переговори, медіація, міжнародний арбітраж або суди загальної юрисдикції) 

Аналіз вибору права та судової юрисдикції у договорах допоможе оцінити можливість та доцільність примусового стягнення проблемних заборгованостей.

3. Проаналізувати можливості скорочення витрат на утримання компанії

Найпершими, очевидно, постраждають бюджети на рекламу та інвестиції у нові проекти. Проте, не зайвим буде також переглянути умови оплати оренди приміщень, особливо тих, які не використовуються під час карантину та попросити у орендодавця знижку на оренду на час карантину, відстрочення або навіть тимчасове скасування платежів.

Не зволікайте та надішліть листи партнерам, контрагентам, клієнтам щодо ситуації, в якій ви перебуваєте, з проханням про розуміння. Не забувайте оформлювати нові домовленості додатковими угодами до дійсних договорів або, у разі неможливості – фіксації домовленості у листах та імейлах задля уникнення непорозумінь у майбутньому.

4. Оптимізувати витрати на заробітну плату та інші видатки

Оптимізацію витрат на заробітні плати варто проводити обережно та дотримуватися положень законодавства про працю. На період встановлення карантину працівникам надано можливість за рішенням роботодавця працювати з дому або отримати неоплачувану відпустку протягом всієї тривалості карантину. 

Крім того Мінеконміки та Держпраці надали свої рекомендації щодо організації роботи під час карантину. Зокрема, запропоновано наступне:

1. Роботодавець може дозволити працівникам працювати дистанційно із збереженням заробітної плати у разі, якщо працівник може виконувати свої трудові функції дистанційно, на дому. 

У зв’язку із цим VigoLex рекомендує терміново розробити та направити працівникам Інструкцію про порядок дистанційної роботи, яка передбачатиме чіткий алгоритм взаємовідносин між компанією/адміністрацією компанії та працівником. Серед іншого, має бути встановлено порядок постановки та доведення до відома працівника завдань та строків їх виконання, контроль за їх виконанням, а також інші умови, необхідні для забезпечення ефективної дистанційної роботи.

2. Якщо працівник не може виконувати трудові функції дистанційно, він може попросити оформити неоплачувану відпустку протягом всієї дії карантину. Ст. 84 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає, що за сімейними обставинами та з інших причин відпустка без збереження заробітної плати не може перевищувати 15 календарних днів на рік. Неоплачувана відпустка у зв’язку із карантином надається додатково до 15 календарних днів, встановлених КЗпП, і в цей строк не включається.
3. Роботодавець може оформити простій, якщо діяльність підприємства тимчасово призупинена, зокрема, постановою КМУ № 215 (заклади громадського харчування, торговельно-розважальні центри, інші заклади розважальної діяльності). У відповідності до ст. 113 КЗпП за час простою за працівником зберігається середній заробіток. 
4. Якщо працівник не може працювати під час карантину повний робочий день або протягом усіх робочих днів, за його заявою можна встановити йому на період карантину неповний робочий час відповідно до ст. 56 КЗпП з перерахунком заробітної плати на строк карантину. 

5. Переглянути та оптимізувати бізнес-процеси

Переведення співробітників на дистанційну роботу потребуватиме більш активного використання інформаційно-комунікаційних технологій для спілкування. На щастя, зараз усім доступна електронна пошта, skype, slack, telegram, Whatsapp, а також велика кількість різноманітних CRM-систем, які дозволяють оптимізовувати бізнес- процеси на відстані. Але при цьому слід зважено підходити до використання платного програмного забезпечення (ПЗ). Під час кризи слід переглянути, яке ПЗ дійсно вкрай необхідне для функціонування компанії, а без якого можна обійтися, тим само зекономивши витрати.

Крім того заздалегідь слід доручити відповідальній особі вжити належних заходів для забезпечення захисту персональних даних та іншої конфіденційної інформації, яку віддалений працівник створює, використовує та передає при виконанні трудової функції дистанційно.

Неможливість фізичних зустрічей з контрагентом чи партнером – це ще одна нагода відмовитися від паперу у документообігу. До прикладу, законною та повноцінною альтернативою обміну паперовими екземплярами документів є укладення договору шляхом накладення електронного цифрового підпису (ЕЦП). Оформити ЕЦП можна за допомогою сервісів Он-лайн юстиції, Приват24 та інших кваліфікованих надавачів довірчих послуг. Такий документ має юридичну силу та визнається укладеним правочином.

Окремо слід згадати про електронне листування. На даний момент в Україні до цих пір існує ризик, що простий обмін імейлами може не кваліфікуватися судом як підтвердження укладеного правочину. Наразі листування електронною поштою не може замінити договір, засвідчений власноручним підписом. Втім, судова практика також змінюється щороку і електронні листи дедалі більше стають предметом дослідження та за сукупністю доказів можуть братися до уваги. Так, Верховний Суд у своїй Постанові від 27 листопада 2018 року у справі №914/2505/17 зазначив, що обмін сторонами інформацією при виконанні договірних зобов’язань шляхом надіслання електронних листів уже давно став частиною ділових звичаїв в Україні. Відповідно до статей 3, 5, 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронні документи вже давно стали частиною ділового обороту та юридична сила електронного документа, як доказу, не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. 

В будь-якому разі, якщо ви домовилися з партнером про підписання договору та обмінялися сканованими копіями підписаних примірників, щоб не ставити під сумнів факт укладення договору, не забудьте, як буде нагода, обмінятися оригіналами.

Наостанок, не будемо повторюватися, що будь-яка криза несе нові можливості. Цю фразу за останні дні не згадав лише лінивий. Важко думати про можливості у ситуації, коли руйнуються процеси, що вибудовувалися роками. Втім, складні часи, дійсно, перевіряють системи на міцність. 

Однозначно, перемога за тими, хто вміє відповідати на виклики та швидко адаптуватися і грати за новими правилами.  У ситуації, на яку неможливо вплинути, переможуть ті, хто швидко адаптуватиметься. Головне пам’ятати, кризи – це тимчасово, а досвід, набутий під час них, залишиться з нами назавжди. 

Команда VigoLex готова допомогти бізнесу адаптуватися у нових реаліях, надати консультації щодо дії та наслідків форс-мажору, проаналізувати укладені договори, а також підготувати рекомендації щодо внесення до них змін із урахуванням існуючої ситуації. Крім того VigoLex може допомогти правильно та юридично коректно вибудувати відносини із працівниками та контрагентами, а також розробити Інструкцію про порядок дистанційної роботи. 

Ми змінилися. І ми готові допомогти змінитися і Вам!

Автори:

Старший юрист VigoLex Багмет Ірина
Молодший юрист VigoLex Парахина Поліна

Опубліковано: https://pravo.ua/vyzhit-ljuboj-cenoj-biznes-v-uslovijah-karantina/